#UNCityzens: Ét system forbinder UNOPS globalt

UNOPS har for nylig implementeret et nyt Enterprise Ressource Planning system, oneUNOPS, for deres ansatte verden over, som erstatter brugen af 17 forskellige systemer. Vi mødte Justin Waugh og Issam Amarin fra UNOPS Business Innovation and Improvement Programme, som er en del af holdet bag det nye system.

 

Vejen til København

Justin Waugh er fra Skotland, hvor han efter at have fuldført studier i først kemi og derefter IT og fotografering arbejdede for en privat multimedie-virksomhed. Da virksomheden øgede sit samarbejde med den finansielle sektor, følte Justin, at det var tid til at finde noget i større overensstemmelse med hans værdier.

Justin ansøgte om en stilling hos UNOPS i FN Byen. Han havde allerede familie, som boede i København, så han kendte stedet. Alligevel har livet her i de sidste 4-5 år været anderledes sammenlignet med livet i Skotland:

”Overordnet synes jeg, at livet og arbejdet her er tilpas kulturelt forskelligt, men stadig med visse lighedstræk, så at det er rart at være her. Faciliteterne i FN Byen er gode, og jeg kan godt lide København. Jeg synes endda at vejret er godt her, selvom jeg sikkert er den eneste, som synes, det bliver for varmt om sommeren.”

I november 2010 flyttede Issam Amarin til København fra Amman i Jordan. Umiddelbart efter at have fuldført studier i Computer Information Systems i 2004 startede Issam sin 11 år lange karriere i FN-systemet, først hos UNDP Jordan som praktikant efterfulgt af en stilling som Finance Assistant. Derefter fik Issam et job i UNDP’s Irak-program. Her arbejdede han fem år med regelmæssige ture til Bagdad, før han kom til København med UNOPS:

”Det var en stor omvæltning at komme til København efter at have arbejdet i Irak-programmet. Jeg gik fra at arbejde i en farezone med hjelm og skudsikker vest til at komme til København, hvor folk cykler rundt og går ud for at drikke drinks.”

Issam er glad for at være i København og ser FN Byen som et sted, der forener folk. Før arbejdet med UNOPS’ nye software-system var han en del af både medarbejderudvalget og kantinekomiteen netop for at bringe folk sammen.

 

Hårdt arbejde for at samle UNOPS

I løbet af det sidste år har Justin og Issam arbejdet på oneUNOPS: et internt udviklet system, der nu er organisationens fælles indgang til projektadministrerings-, indkøbs-, HR- og økonomiske aktiviteter. At samle 17 separate systemer i ét fuldstændig nyt system har ikke været let, forklarer Justin:

”Det har været en udfordring og meget tidskrævende. Udviklingen af systemet har taget al vores tid det sidste år. Det har været meget arbejde, da vi gjorde det internt og ikke med hjælp fra eksterne konsulenter, som man normalt gør.”

Siden første januar har oneUNOPS været oppe at køre, og holdet bag fortsætter nu deres arbejde med at forbedre det og møde kravene fra UNOPS-ansatte fra hele verden. Allerede nu når ansatte logger ind på oneUNOPS, er det skræddersyet til brugerens specifikke behov.

 

Prioritering af uddannelsesmæssige indsatser

For at sikre at alle var forberedt på at bruge systemet, når det blev lanceret, afholdt UNOPS træningssessioner og udpegede ”champions”, som er ansatte, der fungerer som trænere for deres kolleger. Issam har været en del af holdet, der træner og hjælper brugere:

”Det har været den største træningssession i UNOPS nogensinde og dermed en udfordring i sig selv. I september 2015 fik vi 150 champions fra UNOPS-kontorer rundt omkring i verden til at komme til FN Byen for en uges træningsforløb. Fokus har hele tiden været learning-by-doing.”

Intentionen bag oneUNOPS er at gøre det fleksibelt og simpelt for UNOPS-ansatte kloden over at bruge forskellige services og at bringe folk sammen ved at gøre det lettere for kolleger at samarbejde og dele information.

 

         Fakta om oneUNOPS

Hvad kan oneUNOPS? Hvorfor har UNOPS udviklet oneUNOPS?
oneUNOPS bruges til:

–       Projektadministrering

–       Indkøbsaktiviteter

–       HR-aktiviteter

–       Styre lønningslister

–       Finansiering

–       Kapitalforvaltning

–       Rapportering

–       Administrere fravær

oneUNOPS gør ansatte i stand til at:

–       Simplificere arbejdsopgaver

–       Reducere antal af dataindtastninger

–       Give holistisk overblik af arbejdsprocedurer

–       Samarbejde på tværs af afdelinger

–       Hente mere avancerede data-analyser

–       Og meget mere!

Hvad erstatter oneUNOPS? Hvem bruger oneUNOPS?
oneUNOPS erstatter mere end 17 systemer Alle UNOPS’ mere end 5000 ansatte
Hvem implementerer oneUNOPS? Hvor lang tid tager det at implementere oneUNOPS?
oneUNOPS er designet og styret internt i UNOPS af Business Innovation and Improvement Team (BIIP) BIIP har mandat til at fuldt ud at implementere oneUNOPS på tre år. Den første produktudgivelse af oneUNOPS fandt sted 18 måneder inde i programmet.

Læs om andre UNCityzens nedenfor

2017-04-12T14:21:41+00:00